Sinä pidät järjestönne digitalisaation kelkassa

Teknologiaratkaisuiden tai digitaalisen viestinnän painoarvosta nykypäivän työelämässä on turha kirjoittaa.  Käytännössä jokaisessa organisaatiossa tiedotetaan omasta toiminnasta, kirjoitetaan kokousmuistioita ja toimintakertomuksia, ladataan ja käsitellään kuvia ja lähetetään roppakaupalla sähköposteja. Tehdään budjetteja, muistellaan salasanoja ja suojaudutaan tietoturvauhkia vastaan. Teknologia on ohittamattomasti läsnä nykyajan organisaatioissa. Useissa järjestöissä pohditaankin, miten pysyä muutoksien matkassa mukana – ja vielä olennaisempaa: millä rahalla.

Olen tavannut viimeisen kahden vuoden aikana useita kymmeniä eri kokoisten, eri aloilla ja eri puolella Suomea toimivien järjestöjen ja säätiöiden edustajia. Haasteet, huolet ja ongelmat ovat useissa organisaatioissa samat. Painokkaimmin keskusteluissa nousevat esiin kaksi asiaa: resurssien rajallisuus ja tiedonpuute.

Millä rahalla?

Kovin massiivisia rahakirstuja ei useasta järjestöstä löydy. Yhtenä vastauksena tähän ongelmaan on syntynyt TechSoup, joka on Suomen Nuorisoyhteistyö – Allianssi ry:n koordinoima järjestöpalvelu. Palvelun tavoitteena on luoda silta tarvittavien IT-työkalujen ja järjestökentän välille välittämällä ohjelmistolahjoituksia järjestöille ja säätiöille. TechSoupin kautta saa Suomessa ohjelmistoja moneen lähtöön: yritykset, kuten Microsoft, Adobe, Google ja Symantec tarjoavat järjestökentälle työkaluja täysin maksutta tai saavutettavaan hintaan. Jos kiinnostuit, voit lukea lisää klikkaamalla tästä. TechSoup ei yksinään poista ongelmaa, mutta mahdollistaa paljon sellaista, mikä ennen jäi usealla järjestöllä vain haaveeksi.

Kuka näitä osaa käyttää?

Työkaluja on siis saatavilla, jopa maksutta, mikä on kiistämättä jo suuri parannus entiseen. Pelkät työkalut eivät kuitenkaan itsessään pidä järjestöjä digitalisaation kelkassa. Sen tekevät ihmiset. Työntekijät, vapaaehtoiset, kouluttajat ja johtajat. Sinä ja minä. Mitä muuta me tarvitsemme, kuin edulliset työkalut? Osaamista ja tukea niiden käyttöön.

Etenkin pienissä yhdistyksissä tietoteknisen osaamisen taso riippuu yksittäisten ihmisten motivaatiosta ja taustasta. Ohjelmien käyttöönoton mahdollistaa usein yksi työntekijä tai vapaaehtoinen, joka on innostunut IT-asioista ja perehtynyt uusiin palveluihin. Osa järjestöistä ostaa IT-palveluita ulkopuolisilta kumppaneilta, jotka parhaimmillaan ymmärtävät järjestökentän tarpeita. Aina tilanne ei valitettavasti ole niin hyvä. Huonoimmillaan tilanne on se, että järjestöt eivät ole ihan varmoja mistä he tarkalleen ottaen maksavat ja kehen olla yhteydessä, jos jonkin palvelun kanssa tulee tenkkapoo.

Tällä hetkellä usein oppiminen tapahtuu yrityksen ja erehdyksen kautta. Konkreettista apua ja tietoa voi siis olla vaikea saada, vaikka monet järjestöt käyttävät tismalleen samoja ohjelmia ja palveluita. Minua kiinnostaa suuresti se, miten tämä tieto ja järjestöjen kokemukset saataisiin valjastettua koko kentän käyttöön. Voisimmeko auttaa toinen toisiamme jakamalla tietoa?

Kenellä on aikaa?

Me ihmiset olemme siinä suhteessa erilaisia kuin tietokoneet, että meihin ei voi syöttää komentoja, joiden perusteella alamme välittömästi toimia toivotulla tavalla. Siihen, miten omaksumme uutta tietoa, vaikuttaa moni seikka. Koettu kiire ja stressi, motivaatio ja aiemmat kokemukset ainakin – noin muutaman mainitakseni. Uudet, potentiaalisesti työtä helpottavat ja tehostavat työkalut voivat muuttua rasitteeksi, jos niiden käyttöönotto ottaa enemmän kuin antaa. Pikaviestiohjelma jää avaamatta ja tiedostot tallennetaan uudenkarhean pilvipalvelun sijaan edelleen työpöydälle. Muutos voi tuntua vaivalloiselta tai tuntuu, että sille ei ole aikaa.

Ajanpuute on hankalammin ratkaistavissa oleva ongelma, sillä ainakaan minun tietooni ei ole tullut aikamatkustamiseen tarkoitettuja palveluita järjestötoimijoille. Sen sijaan selkeillä ohjeilla ja perusteluilla sille, miksi erilaisia ohjelmia kannattaa hyödyntää, voidaan saada lyhytkin aika tuntumaan riittävältä. Jos Kaikessa yksinkertaisuudessaan sopeutuminen uusiin työskentelytapoihin on helpompaa, jos uudistuksen kokee mielekkääksi ja siihen saa riittävästi tukea. Jälleen pääsemme kysymykseen siitä, miten tukea ja tietoa saataisiin mahdollisimman monen saataville.

Minulla ei valitettavasti ole valmiita vastauksia näihin haasteisiin, mutta otan suurella ilolla vastaan kaikki ideat ja ehdotukset, joita kirjoitukseni tai järjestökentän digitalisaatio herättää. Ota yhteyttä sähköpostitse tai huikkaa vaikka LinkedInissä.

Aurinkoista kevättä!

Ilona Sammaljärvi
Koordinaattori, Allianssi ry

 

Julkaistu: 03.05.2017