Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Varsinais-Suomen Lastensuojelujärjestöt ry (1895404-8)
Perhetalo Heideken, Sepänkatu 3, 20700 Turku
+358 44 5355 132
toimisto@vslj.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Heidi Tuimala
Perhetalo Heideken, Sepänkatu 3, 20700 Turku
+358 44 5355 134
heidi.tuimala@vslj.fi
1. Rekisterin nimi
Viestintä- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena tarkoituksena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista sekä yhdistystoimintaan liittyvästä viestinnästä ja tiedottamisesta jäsenille sekä sidosryhmien edustajille.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös sopimuksen tai rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella yhteydenpitoon, markkinointiin, varainhankintaan sekä erilaisten tilaisuuksien järjestämiseen ja raportointiin liittyvien asioiden hoitamiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä voi kerätä ja käsitellä rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- organisaatiota koskevat tiedot kuten organisaation nimi ja rekisteröidyn asema organisaatiossa, yhteystiedot, laskutustiedot
- tilaisuuksien järjestelyjä koskevat tiedot kuten erityisruokavaliot
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
- sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
- Yhteydenottopyyntöjen käsittelyä koskevat tiedot kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero
Tietolähteet
Tiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn edustaman organisaation edustajalta sopimussuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Rekisteritietoja voidaan siirtää yhdistyksen yhteistyökumppaneille viestinnän toteuttamiseksi rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi silloin, kun luovuttaminen on tarpeen rekisteriin liittyvien teknisten palvelujen tuottamiseksi tai muihin vastaaviin käsittelytarkoituksiin sekä yhteistyökumppaneille, joiden kanssa tehdään yhteistyötä markkinoinnissa, viestinnässä, tilaisuuksien järjestämisessä ja palveluneuvonnassa.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tietojen luovuttamisessa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietojen suojaus ja säilytysajat
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen jonkin yllä mainitun käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
2. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Ilman erillistä suostumusta asiakasrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tällöin asiakkuus perustuu oikeutetun edun mukaisesti rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen asiakassuhteeseen.
Kun sen sijaan asiakasrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, on rekisteröitävä antanut vapaaehtoisen, yksilöidyn, tietoisen ja yksiselitteisen tahdonilmaisun ja tämä suostumus pystytään osoittamaan. Alle 13-vuotiaan lapsen henkilötietoja käsitellään vain huoltajan suostumuksella.
Henkilötietoja käsitellään lain sallimissa ja velvoittavissa rajoissa asiakastyön hoitamiseen sekä tilastointiin. Tilastoitaessa tietoja käsitellään aina siten, ettei yksittäinen asiakas ole tunnistettavissa.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, ikä ja sukupuoli
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
- perhetiedot ja yhteydet muihin perheen asiakkaisiin
- yhteyshenkilöt asiakkuuden kannalta keskeisiin palveluihin
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
Asiakas voi olla yhteydessä puhelimitse tai chatin kautta, jolloin merkityksellistä asiakassuhdetta ei välttämättä synny ja työskentely tilastoidaan anonyymina. Muutoinkaan kaikkia edellä mainittuja tietoja ei kerätä jokaisen asiakkaan osalta. Esimerkiksi yhteystietoja asiakkuuden kannalta keskeisiin palveluihin käsitellään vain silloin, kun tosiasiallista yhteistyötä tehdään vaikkapa koulun, sosiaalitoimen, kasvatus- ja perheneuvonnan taikka psykiatrian kanssa.
Asiakasrekisteriin ei kerätä tietoja erityisistä henkilötietoryhmistä eli etnisestä alkuperästä, poliittisesta mielipiteestä, uskonnollisesta tai filosofisesta vakaumuksesta, ammattiliiton jäsenyydestä, seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta taikka geneettisestä tai biometrisesta informaatiosta, josta henkilön voi tunnistaa. Mahdollisia asiakkuuden hoitamiseen vaikuttavia oleellisia terveystietoja käsitellään vain osoitettavissa olevalla rekisteröitävän suostumuksella.
Tietolähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi yhteystietoja saadaan ammattilaisten yhteydenottojen ja asiakasohjauksen perusteella. Ammattilaisilta saadut tiedot tarkistetaan rekisteröidyiltä itseltään.
Tietojen säilytys ja luovutus
Asiakastiedot tallennetaan Varsinais-Suomen Lastensuojelujärjestöt ry:n keskitettyyn asiakasrekisteriin. Lisäksi puhelinnumero voidaan tallentaa asiakkuuden ajaksi työpuhelimeen, joka on työntekijän henkilökohtaisesti suojaama. Tietoja ei luovuteta missään tilanteessa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän palveluntarjoajan kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen edellyttämä kirjallinen sopimus. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt asiakastyötä tekevät henkilöt ja heidän lähiesimiehensä. Kaikilla tietojen käsittelyyn osallistuvilla työntekijöillä on salassapitovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Toimitilat ovat lukitut siten, että vain työntekijöillä on kulku tiloihin. Lisäksi tiloissa on turva- ja hälytysvalvonta.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden keston ja tilastointivelvollisuuden ajan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on oikeus tulla poistetuksi rekisteristä, mikäli asiakassuhdetta tai tilastointivelvollisuutta ei enää ole. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.